Am 10.02.2023 hat der Bundesrat dem Hinweisgeberschutzgesetz eine Absage erteilt, dabei besteht eigentlich für Deutschland Zeitdruck für die Verabschiedung des Gesetzes. Es stellt sich daher die Frage wie es weitergeht und womit Unternehmen dieses Jahr rechnen müssen.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz und wie ist der aktuelle Stand?

Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Hinweisgeber (auch „Whistleblower“ genannt) schützen und dadurch Arbeitnehmer ermutigen verdeckte Missstände zu melden. Die wichtigste Neuerung ist wohl die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle bei einer Beschäftigung von mindestens 50 Personen. Gezählt werden hierbei pro Kopf alle Beschäftigten (egal ob Vollzeit, Teilzeit, Mini-Job oder Auszubildende) und auch Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind.

Das Gesetz basiert auf einer EU-Richtlinie, d.h. die Regelungen gelten nicht nur in Deutschland, sondern alle EU-Länder sind verpflichtet ähnliche Regelungen zu erlassen. Und diese Regelungen hätten eigentlich bis zum 17.12.2021 umgesetzt werden müssen. Nachdem das Hinweisgeberschutzgesetz nunmehr im Bundesrat gescheitert ist, hat die EU am 15.02.2023 beschlossen Deutschland wegen der fehlenden Umsetzung der Richtlinie zu verklagen.

Wieso ist das ein Problem für Unternehmen?

Nachdem für Deutschland eine Verpflichtung besteht die Richtlinie umzusetzen, wird wahrscheinlich der Vermittlungsausschuss angerufen, der dann einen Kompromiss zwischen Bundestag und Bundesrat aushandeln soll. Wie lange dies dauert, kann aktuell nicht eingeschätzt werden. Ein Kompromiss bedeutet jedoch, dass an dem Entwurf noch Änderungen vorgenommen werden und dies bedeutet wiederum, dass wir aktuell nicht mit Sicherheit sagen können, wie der Hinweisgeberschutz im Detail umgesetzt werden muss.

Der gescheiterte Entwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes sah für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten eine großzügige Umsetzungsfrist bis Dezember 2023 vor. Aufgrund des Zeitdrucks durch die EU wird die Umsetzungsfrist wohl auch nicht verlängert werden, was dazu führt, dass für Unternehmen mit unter 250 Beschäftigten eine deutlich kürzere Frist verbleibt, um die neuen Vorgaben umzusetzen.

Wie bereite ich mich am besten auf das neue Hinweisgeberschutzgesetz vor?

Arbeitgeber sollten damit rechnen, dass noch in 2023 ein neues Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet wird. Da dem Bundesrat einige Details im Entwurf zu weit gegangen sind, wird der neue Entwurf als Kompromiss wohl eher schwächere Vorgaben enthalten. Große Abweichungen sind jedoch nicht zu erwarten, da auch der neue Gesetzesentwurf die Vorgaben der EU-Richtlinie einhalten muss.

Es ist daher zu empfehlen, sich frühzeitig um eine Umsetzung des Hinweisgeberschutzes zu kümmern. Hierbei kann man sich an den Vorgaben des gescheiterten Entwurfs orientieren und ggf. Details anpassen, sobald der endgültige Gesetzestext bekannt ist. Dementsprechend sollten sich Unternehmen bereits jetzt damit beschäftigen, wie sie die interne Meldestelle einrichten wollen und die entsprechenden Rahmenbedingungen dafür schaffen.

Wie richte ich eine interne Meldestelle ein?

Nach dem gescheiterten Entwurf des Hinweisgebergesetzes gelten hierzu folgende Vorgaben: Die interne Meldestelle kann aus einer oder mehreren beim Verpflichteten beschäftigten Personen bestehen oder die Aufgabe kann an einen externen Dritten übertragen werden. Die beauftragte Person muss dabei über die notwendige Fachkunde verfügen. Nimmt die Person noch andere Aufgaben im Unternehmen wahr, ist zudem sicherzustellen, dass diese Tätigkeit nicht zu Interessenkonflikten führt.

Für die potentiellen Hinweisgeber müssen darüber hinaus geeignete Meldekanäle bereitgestellt werden. Diese sind so zu gestalten, dass ausschließlich die Meldestelle Zugriff auf die eingehenden Meldungen hat. Der Meldekanal muss dabei Meldungen in mündlicher und in Textform ermöglichen. Darüber hinaus muss der Meldekanal eine anonyme Kontaktaufnahme und eine anonyme Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und interner Meldestelle ermöglich.

Die Meldestelle führt die weitere Kommunikation mit dem Hinweisgeber und prüft, ob der gemeldete Verstoß dem Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes unterfällt sowie die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung. Je nach Ergebnis der Prüfung ergreift die Meldestelle dann angemessene Folgemaßnahmen, wie z.B. die Einleitung interner Untersuchungen.

Gerne bin ich bei der Einrichtung Ihrer internen Meldestelle behilflich und stehe auch für die Beauftragung als Meldestelle für Ihr Unternehmen zur Verfügung. Durch die Zusammenarbeit mit einem in diesem Bereich erfahrenen Softwareanbieter kann ich Ihnen die für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen erforderlichen Meldekanäle zur Verfügung stellen.

Bei Interesse melden Sie sich gerne unverbindlich per Mail, LinkedIn oder telefonisch bei mir.

23.02.2023 Rechtsanwältin Dr. Beate Schlieker