Nach einigen Startschwierigkeiten kann das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) nunmehr in leicht geänderter Form in Kraft treten. Die finale Fassung des Gesetzes wurde am 02.06.2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht.

Nachdem das HinSchG zunächst im Bundesrat gescheitert war, konnte nun nach Einschaltung eines Vermittlungsausschusses ein Kompromiss erzielt werden. So wurde der ursprüngliche Entwurf z.B. dahingehend abgeschwächt, dass es keine Pflicht gibt anonyme Meldungen zu ermöglichen. Darüber hinaus wurde das maximal mögliche Bußgeld bei Verstößen gegen das HinSchG von 100.000,00 € auf 50.000,00 € herabgesetzt.

Einen Überblick über die insoweit erforderlichen Umsetzungsmaßnahmen soll folgender kurzer Leitfaden geben:

Welche Maßnahmen sind erforderlich?

1. Einrichtung Meldestelle

Wichtigste Neuerung des HinSchG ist die Verpflichtung für Arbeitgeber mit mindestens 50 Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Diese kann aus einen oder mehreren Beschäftigten oder einem Dritten (z.B. externer Dienstleister) bestehen. Die hierfür beauftragten Personen müssen unabhängig sein, die notwendige Fachkunde besitzen und es darf bei gleichzeitiger Wahrnehmung anderer Aufgaben zu keinen Interessenkonflikten kommen. Als Arbeitgeber sollten Sie sich daher zeitnah um die interne Umorganisation und Schulung der beauftragten Beschäftigten kümmern oder einen externen Dienstleister beauftragen.

2. Einrichtung Meldekanäle

Darüber hinaus müssen sogenannte Meldekanäle eingerichtet werden, die Beschäftigte und ggf. eingesetzte Leiharbeitnehmer:innen nutzen können, um Informationen über Verstöße bei der Meldestelle einzureichen. Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Auf Wunsch des Hinweisgebers ist auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Hierfür müssen entweder in der internen IT entsprechende Maßnahmen ergriffen werden oder die Meldekanäle werden auf einem externen Server gehostet. Diverse Softwaredienstleister bieten hier bereits entsprechende Lösungen an.

3. Bereitstellung von Informationen

Das HinSchG verpflichtet den Arbeitgeber dazu, klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereit zu stellen. Darüber hinaus muss die Meldestelle auch Informationen über externe Meldeverfahren bereithalten. Die Informationen können z.B. in Form einer Whistleblower-Richtlinie oder in Form von FAQ erteilt werden. Darüber hinaus müssen die Beschäftigten darüber in Kenntnis gesetzt werden, wie Sie an diese Informationen gelangen. Denkbar sind hier Schulungen, Rundmails, Aushänge.

4. Prozess für Folgemaßnahmen

Darüber hinaus sollte bereits im Voraus festgelegt werden, wie nach dem Eingang einer Meldung zu verfahren ist. So ist die Meldestelle verpflichtet, nach Abschluss der Prüfung angemessene „Folgemaßnahmen“ zu ergreifen. So besteht z.B. die Möglichkeit, dass die interne Meldestelle selbst interne Untersuchungen durchführt oder das Verfahren an eine beim Arbeitgeber für interne Ermittlungen zuständige Abteilung abgibt.

Welche Verpflichtungen sind ggf. zusätzlich zu beachten?

Mit der Umsetzung des HinSchG sind ggf. auch andere Regelungen zu beachten. So bietet z.B. das HinSchG zwar eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten, jedoch muss das Verfahren auch im Übrigen datenschutzkonform sein. Insoweit müssen z.B. ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen und die Hinweisgeber transparent informiert werden.

In Betrieben mit Betriebsrat sollte dieser frühzeitig über die geplanten Umsetzungsmaßnahmen unterrichtet werden. Die Einrichtung einer internen Meldestelle stellt zwar eine gesetzliche Verpflichtung dar und ist daher an sich mitbestimmungsfrei, jedoch bestehen bei der Umsetzung verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten, die i.d.R. das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats tangieren.

Bis wann muss die Umsetzung erfolgt sein?

Das HinSchG tritt am 02.07.2023 in Kraft und muss bis dahin umgesetzt werden. Für private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten sieht das Gesetz für die Einrichtung der internen Meldestelle eine Übergangsfrist bis zum 17.12.2023 vor.

Benötigen Sie mehr Informationen?

Der vorstehende Leitfaden soll Ihnen einen kurzen Überblick für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes geben und kann natürlich keine Beratung im Einzelfall ersetzen.

Gerne berate ich Sie bei der Einführung Ihres Meldeverfahrens und verfasse Ihnen die notwendigen Rechtstexte. Darüber hinaus stehe ich auch für eine Bestellung als interne Meldestelle zur Verfügung.

Nürnberg, den 09.06.2023        Dr. Beate Schlieker